Budget, budget en budget!

Zoals ik in mijn eerste artikel al schrijf, zie ik het maken van een budget als een belangrijk instrument om financiëel succesvol te zijn. Tot enige tijd geleden in mijn carrière als zelfstandige vraag ik mij zo nu en dan af hoe het mij lukt om bakken met geld elke maand te verdienen en toch met enige regelmaat voor mijn gevoel van maand tot maand te leven. Dan denk je: "volgens mij heb ik daar en daar best veel aan uitgegeven," maar het is een onderbuikgevoel. Nu is mijn werk business intelligence, oftewel inzicht in allerlei soorten cijfers, dus weet ik heel goed dat 'meten is weten'. Budgetteren en vervolgens kijken hoe de werkelijke uitgaven zijn, zie ik als essentieel. Dit kom ik tegen in The Richest Man in Babylon en bij Dave Ramsey, ook daar wordt gewezen op budgetteren.

Voor een ondernemer heeft budgetteren nog meer redenen dan voor een privépersoon. Een ondernemer moet tenslotte zorgen dat zijn bedrijf zoveel winst maakt dat hij of zij er van kan leven. Dus als ondernemer denk je na over hoeveel uur je verwacht te werken tegen welk tarief, of hoeveel producten of diensten je denkt te verkopen tegen welke prijs. Dat zet je af tegen de kosten die jij denkt te maken. Hiermee bepaal jij onder andere jouw tarief. Wil jij geld lenen voor bepaalde investeringen, dan wordt ook meestal gevraagd om een financiële onderbouwing bij jouw businessplan. Budgetteren en prognotiseren hoort dus bij succesvol ondernemerschap.
Wat mij opvalt bij het berekenen hoeveel uur ik in een jaar werk is dat ik dan bereid ben meer uren te maken dan wat ik in gedachten heb in de periode dat ik nog in loondienst ben. Nu vind ik het prima om vijftien- tot zestienhonderd uur per jaar te werken, terwijl ik als loonslaaf twaalfhonderdvijftig uur al meer dan genoeg vind. Maar dat terzijde.

Terug naar budgetteren als ondernemer. Een voltijds zelfstandige heeft een systeem nodig om zijn administratie in te doen. Zeker voor zelfstandigen zoals ik, die op basis van uren maandelijks een factuur sturen en relatief vaste kosten hebben met inkoopfacturen, is een goede administratie een geweldige hulp en maakt een boekhouder zo goed als overbodig. Ikzelf gebruik al jaren MoneyMonk en ben daar heel tevreden mee. Een van de functies die zij hebben, is het vastleggen van budgetten op maandbasis. Je geeft je verwachte omzet- en kostenbedragen op en dan zie je hoeveel je iedere maand overhoudt. Dit is het soort overzicht dat jij bij jouw businessplan kunt aanleveren.

Daarnaast heb ik nu een spreadsheet waarbij ik voor iedere maand een deels uitgebreider financieel plan van inkomsten en uitgaven vastleg. Dit doe ik vooral omdat ik daarin zaken vastleg die MoneyMonk mist.

Inkomsten

Ik begin met mijn verwachte netto omzet van die maand. Die heb ik in twee delen gesplitst. Het eerste deel is de omzet van drie volledige weken werken. Deel twee is de verwachte omzet daarboven voor die maand. Die splitsing komt uit de tijd dat ik veel reisde en ik mijn gewenste en verwachte omzet plande op iedere maand in het buitenland zijn zonder te werken. Die drie weken per maand is voldoende voor mij op dit moment om een ton netto omzet per jaar te halen. Daarbij komen als inkomsten de maandelijkse uitkeringen uit crowdfunding en de netto huurinkomsten van de twee appartementen die ik verhuur.

Voor de mensen die denken: "wat een patser, die heeft een bak geld dat hij twee appartementen heeft die hij kan verhuren," hier de uitleg hoe ik die appartementen heb gekregen. Het eerste appartement is het appartement waar ik tot half 2010 zelf in woonde. In 2010 koop ik een nieuwbouwappartement en zet mijn oude appartement te koop. Dit is echter middenin de financiële crisis en mijn verkoopmakelaar heeft er in mijn ogen toen met de pet naar gegooid. Ik ben dat appartement toen maar gaan verhuren. Het tweede appartement is van mijn inmiddels overleden ouders. Mijn vader woonde na het overlijden van mijn moeder op het laatst in een tehuis en is toen al begonnen hun appartement te verhuren. Zo ben ik een beginnend huisjesmelker geworden.

Om de netto huurinkomsten te bepalen neem ik de huur die ik maandelijks ontvang. Daar trek ik dan de VvE-bijdrage en het maandelijkse hypotheekbedrag van af. Ik heb net bedacht dat ik de jaarlijkse belastingen daar ook nog van ga aftrekken. Dat wordt volgend jaar, want ik ben te lui om de brieven met WOZ en andere heffingen op te graven.

Uitgaven

Mijn uitgavenkant begin ik met de reservering voor de inkomstenbelasting en zorgpremie die ik volgend jaar aan de belastingdienst mag doneren. Dit is wel een dingetje voor een zelfstandige met een eenmanszaak als rechtsvorm. Ben je in loondienst, dan worden alle loongerelateerde belastingen door de werkgever ingehouden en krijg jij iedere maand een vast nettosalaris met de loonstrook die uitlegt hoe van jouw brutosalaris dat nettosalaris overblijft. Als zelfstandig ondernemer stuur je (in mijn geval) iedere maand een factuur met een nettobedrag en BTW. Vervolgens mag je ieder kwartaal een schenking aan de belastingdienst doen voor het BTW-bedrag dat jij hebt ontvangen van jouw klant(en) minus wat jij aan BTW hebt betaald bij jouw kosten. Dat is ieder kwartaal al een aardig bedrag, waar je rekening mee dient te houden. De inkomstenbelasting is nog leuker. Want die inkomstenbelasting dien jij het volgend jaar pas te betalen, maar wel in een keer. Normaliter moet dat in dezelfde periode als wanneer iemand in loondienst zijn belastingaangifte doet, dus ergens in het voorjaar, zeg april of mei. Een beetje boekhouder zal voor jou beginnen met een half jaar uitstel vragen. Dat verzacht de pijn tot augustus of september. Maar eigenlijk is dat uitstel om niets, wanneer je dat geld netjes apart hebt gehouden. Ik heb daar een berekening voor gemaakt, waardoor de reservering afhankelijk is van mijn inkomsten van die maand, afgerond op honderdtallen Euro's. Ik houd van ronde getallen, vandaar het afronden. Onderaan mijn budget heb ik het netto BTW-bedrag staan van mijn inkomsten min de grootste uitgavenpost (de leaseauto). Die reserveringen inkomstenbelasting en BTW parkeer ik op mijn spaarrekening 'Belastingen'. Daar ben ik recent mee begonnen, na ervaringsdeskundige te zijn geworden van hoe het voelt om te vergeten goed te sparen voor de inkomstenbelasting.

Vervolgens heb ik een lijstje met de reguliere uitgaven en reserveringen. Als zelfstandig IT-consultant of een vergelijkbaar soort dienstverlening is het lijstje beperkt en herkenbaar; reiskosten in de vorm van de (lease)auto en/of OV-kosten, eventuele zakelijke verblijfskosten, verzekeringen en wat ik onder 'diversen' heb geplaatst: telefoonabonnement, hostingkosten voor de website en nog wat frommelposten. Mijn verzekering betaal ik per kwartaal, maar ik heb hem in dit maandbudget omgerekend naar een maandbedrag omdat het bedrag onderdeel is van de vaste kosten. Daarnaast doe ik nog aan sponsoring, wat mijn kosten hoger maakt dan gemiddeld. Ik reserveer ook driehonderd Euro per maand voor opleidingen. Ik wil ieder jaar wel een cursus of iets dergelijks doen, dus werkt het om daar ook geld voor opzij te zetten.
Een korte zijsprong over de zakelijke verblijfskosten; ik weiger nog lang in de auto te zitten voor een klant. Voor mij betekent dit dat wanneer ik een leuke, interessante klant vindt meer dan drie kwartier rijden van waar ik woon, dat ik doordeweeks in een hotel of appartement ga zitten. Hierdoor heb ik verblijfskosten. Het mooie van zelfstandige zijn, is dat je geen lange discussie hierover hoeft te hebben met je leidinggevende of afhankelijk bent van het bedrijfsreglement over dit onderwerp. Ik verwen mijzelf op dit vlak. Als vrijgezel is die keuze denk ik makkelijker gemaakt dan wanneer je een gezin hebt met (jonge) kinderen. Financieel is het in ieder geval makkelijk te doen.

Na deze uitgaven heb ik de investeringen. Hier heb ik een paar posten. Allereerst investeer ik zakelijk in crowdfunding. Hier heb ik een richtbedrag van vijfhonderd Euro dat ik minimaal hierin wil stoppen iedere maand. Die vijfhonderd Euro is gebaseerd op de minimuminleg in een project bij crowdrealestate, mijn huidige favoriete platform. In een volgend artikel ga ik dieper in op mijn crowdfundingavonturen.
De volgende post is nieuw, of eigenlijk terug van weggeweest. Ik beleg al langere tijd in een aantal fondsen van ASB-bank. Ik was hier eind 2019 bijna helemaal uit, maar net begin 2020 weer begonnen op te bouwen. Met de grote klap in maart 2020 door Corona ben ik daar weer geld in gaan steken. Helaas miste ik in die periode een buffer, anders had ik er toen al een paar duizend Euro in gestopt. Mijn rendement op dit moment is iets boven de twaalf procent, en dat is inclusief inleg van een paar weken geleden. Op de koers van half april 2020 heb ik nu een rendement van ongeveer vijfentwintig procent. Door het lezen van blogs van verschillende andere mensen die bezig zijn met financieel onafhankelijk worden, zoals Geldnerd, heb ik de keuze gemaakt om hier weer consequent geld in te steken.
De volgende investeringspost is (versneld) aflossen van de hypotheken. Op dit moment huur ik, nadat ik begin 2019 met een aanzienlijke winst mijn eigen koopappartement heb verkocht. Ik heb echter de twee appartementen die ik verhuur, allebei met een hypotheek. Ik heb nu in de planning om de hypotheekbedragen verder te verlagen. Dit heeft twee redenen. De eerste is uiteraard om de netto huurinkomsten omhoog te krijgen. De tweede reden is om de panden te kunnen herfinancieren met een echte verhuurhypotheek. De voorwaarden hiervoor zijn een stuk strikter dan voor een woonhypotheek. ik kom hier in een volgend artikel op terug. Ik zie aflossen van de hypotheek in ieder geval als een investering. Dit leg ik ook in een volgend artikel uit.
De laatste investeringspost is mijn pensioeninleg. Ik bouw nu ongeveer een jaar pensioen op via Bright. Ook dit zie ik als investeringen, ook al is het via een pensioenrekening in plaats van 'gewone' beleggingen zoals ETF's, beleggingsfondsen o.i.d. Bright biedt overigens ook een beleggingsrekening aan, daar ben ik nu ook naar aan het kijken.

De laatste groep posten op mijn zakelijk maandbudget is mijn privé-onttrekking voor levensonderhoud. In de eerste versies van de spreadsheet staan al die posten in dit maandoverzicht. Nu heb ik een apart werkblad met mijn privébudget en is het totaal van mijn privébudget een post bij mijn zakelijke budget.

Naast deze uitgaven kunnen er nog uitgaven of reserveringen komen voor 'projecten'. Het deels aflossen van de hypotheken is zo'n project, maar omdat ik dit ook als investering zie, zit die voor mij in het overzicht bij de investeringen. De andere projecten die ik heb staan zijn:
1) sparen voor inkomstenbelasting. Nu staat hij bij de planning van grotere uitgaven, op termijn wordt dit weer onderdeel van mijn reguliere uitgavenproces,
2) opbouwen buffer voor wanneer ik zonder opdracht zit. Hier ga ik verder op in bij een volgend artikel wanneer ik Dave Ramsey bespreek. Dit is nu een project omdat ik er net mee ben begonnen in plaats van al een jaar geleden,
3) een nieuwe keuken voor een van de appartementen die ik verhuur. Die keuken is aan vernieuwing toe en is ook een reden om de huur netjes elk jaar te blijven verhogen,
4) afbouwen van een casco opgeleverd nieuwbouwappartement in het buitenland dat ik anderhalf jaar geleden heb gekocht toen het in aanbouw was,
5) eigen geld om in te brengen bij aankoop van een nieuw, eigen appartement.

Deze posten tellen onder aan de streep op tot een bedrag aan netto inkomsten en uitgaven. Daarnaast staan de bedragen die naar de twee spaarrekeningen gaan die als buffers dienen. Ik heb sinds vorige maand een tweede spaarrekening omdat mijn huisbank ASN geen spaardoelen heeft voor zakelijke rekeningen. De 'belasting'-buffer heb ik eerder al uitgelegd. De tweede buffer is voor mijn spaarpot voor wanneer ik zonder klant zit en voor opleidingen en dergelijke en reserveringen van projecten waar ik nog aan het sparen ben. Ik heb ook nog een kolom privé. Daarin staat de verzamelpost voor levensonderhoud plus aflossing van de hypotheek, het bedrag voor de ASN-beleggingen en min de netto huuropbrengsten.

Verder heb ik onder de streep zoals eerder genoemd mijn ongeveer netto BTW-bedrag voor die maand, het saldo tussen mijn netto inkomsten en uitgaven en mijn berekening van de tienprocentsnorm voor investeren. Ik heb eerder uitgelegd hoe ik de tien procent bereken die ik minstens wil investeren. Daar trek ik de bedragen af die ik uitgeef aan crowdfunding, beleggingsfondsen, aflossing hypotheek en pensioeninleg. Het saldo laat zien of ik mij houd aan de tienprocentsnorm. Op dit moment zit ik daar onder. Dit komt nu vooral door het opbouwen van de buffer voor wanneer ik zonder klant zit en de komende maanden en reserveringen voor de verschillende projecten die geen rendement opleveren.

Minder uitgeven dan er in komt

Voor een zelfstandig ondernemer zie ik drie belangrijke zaken om in de gaten te houden:
1) (netto) omzet
2) kosten
3) privé-onttrekkingen

Die drie samen zorgen voor een gezonde bedrijfsvoering waarbij winst wordt gemaakt en eigen vermogen wordt opgebouwd. MoneyMonk laat mij in een mooie grafiek per maand de ontwikkeling van de omzet en de kosten zien. De privé-onttrekkingen ontbreken in die mooie grafiek, daar ga ik hun binnenkort over bellen. Die onttrekkingen vind ik, als ervaringsdeskundige, een belangrijke om in de gaten te houden. De eerste reden is het al genoemde fenomeen van uitgesteld inkomstenbelasting betalen. Je krijgt ineens iedere maand minstens tienduizend Euro op je zakelijke rekening gestort en nadat je vaste lasten zijn betaald, is naar nog een flinke berg van over. Daar kun je van alles mee doen uiteraard. Veel van de dingen die je daarmee doet, zijn voor het bedrijf privé-onttrekkingen. Door die privé-onttrekkingen goed zichtbaar te maken, kun je beter voorkomen dat je te enthousiast geld uitgeeft. Budgetteren helpt als eerste om te laten zien hoeveel geld waaraan besteed mag worden. Het volgen van de kosten en de privé-onttrekkingen helpt te laten zien of je binnen je bedrijf je goed aan je budget houdt.

Privé heb ik nu ook goed zicht op waar mijn geld heen verdwijnt, met dank aan de app van de ASN-bank, die ook mijn privébank is. In de app zit bij privérekeningen de tab 'kasboek'. Die laat met mooie liggende staafgrafieken per categorie per maand de uitgaven zien. Vervolgens kun je op zo'n categorie doorklikken naar een overzicht met subcategorieën en vervolgens de individuele transacties. Ik vind het een mooi overzicht. Ik ruzie nog wel met een aantal subcategorieën, maar buiten dat is het een fijn systeem. Hierdoor is het voor mij overbodig om voor mijn privé-uitgaven een aparte app of website te gebruiken, tenzij ik gerichter inzicht wil met andere categorieën dan die ASN nu heeft in de app. Dit inzicht helpt enorm in zowel het fijnslijpen van jouw privébudget als diverse schaamtemomenten wanneer je genadeloos wordt gewezen op te hoge 'onnodige' uitgaven.